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無(wú)論是美國(guó)還是英國(guó)，許多企業(yè)仍在使用過(guò)時(shí)的人工管理差旅費(fèi)用流程，這對(duì)于公司業(yè)務(wù)都會(huì)產(chǎn)生負(fù)面影響。由于這些過(guò)時(shí)的流程，企業(yè)需要面對(duì)和正確處理有關(guān)生產(chǎn)效率和法規(guī)遵從的問(wèn)題，同時(shí)還需要確保一個(gè)可見的和準(zhǔn)確的員工費(fèi)用報(bào)告。

隨著旅行和出差費(fèi)用成為目前企業(yè)支出的最大部分之一，約占一個(gè)企業(yè)年度預(yù)算的10%。于是，那些能夠幫助企業(yè)合理減少支出的工具和方法，便有著巨大的投資回報(bào)潛力。

對(duì)于那些定期審查并探索如何更好的削減成本的公司來(lái)說(shuō)，差旅費(fèi)用的有效控制將會(huì)促進(jìn)成本的大大節(jié)約。然而現(xiàn)在許多公司仍然在聘請(qǐng)雇員，用過(guò)時(shí)的流程、效率低下的解決方案來(lái)做差旅費(fèi)用的管理。

KDS(全球知名差旅預(yù)訂與費(fèi)用管理解決方案供應(yīng)商，服務(wù)于全球多家跨國(guó)企業(yè)，總部位于法國(guó))為了更好地了解公司關(guān)于差旅費(fèi)用計(jì)劃的態(tài)度和具體實(shí)施方案進(jìn)行了調(diào)查，同時(shí)對(duì)在美國(guó)和英國(guó)的企業(yè)預(yù)訂、管理工作、相關(guān)的差旅情況進(jìn)行了深入了解。目前中國(guó)的差旅支出在2015年已經(jīng)超過(guò)美國(guó)，達(dá)到2910億美元，成為全球第一大差旅市場(chǎng)。中國(guó)企業(yè)正面臨成本控制、效率提升、管理規(guī)范化等要求逐漸增強(qiáng)的趨勢(shì)，商旅管理逐步被接受、普及率快速提升。

執(zhí)惠根據(jù)報(bào)告內(nèi)容對(duì)其中的主要內(nèi)容進(jìn)行了精心編輯整理，希望為國(guó)內(nèi)的差旅行業(yè)帶來(lái)一定的借鑒。

研究方法

2016年3月KDS進(jìn)行了這項(xiàng)調(diào)查，該調(diào)查共收集了1216份的有效反饋。旨在了解商務(wù)旅客在旅行預(yù)訂和管理時(shí)的感受，另外也包括他們?cè)谔峤宦糜钨M(fèi)用報(bào)告時(shí)的態(tài)度和行為。這項(xiàng)基于互聯(lián)網(wǎng)的調(diào)查主要是針對(duì)在美國(guó)和英國(guó)18到65歲之間的商務(wù)人士。

主要研究成果（正文）

差旅費(fèi)用報(bào)告的提交在絕大多數(shù)公司仍然處在人工處理的階段，盡管有45%的受訪者表示他們使用自動(dòng)化的費(fèi)用管理工具來(lái)提交費(fèi)用報(bào)告（如圖1），但仍然有高達(dá)41％的受訪者使用電子表格的方式來(lái)提交他們的費(fèi)用報(bào)告。

而在使用電子表格的這些受訪者中，有47％的人說(shuō)填寫這些表格需要花費(fèi)他們30分鐘到1個(gè)小時(shí)的時(shí)間，另外有18％的受訪者表示這可能會(huì)占用他們兩個(gè)小時(shí)，甚至更長(zhǎng)的時(shí)間；80％的受訪者證實(shí)，他們完成并提交這些差旅費(fèi)用表格是在8小時(shí)正常工作時(shí)間內(nèi)。

由此可見，使用電子表格對(duì)于工作效率的影響顯而易見。將時(shí)間花在這些報(bào)告上，會(huì)占用員工完成既定工作任務(wù)的時(shí)間；而這些生產(chǎn)力的損失積少成多，最終浪費(fèi)的是雇主的時(shí)間和金錢。

旅途中消費(fèi)收據(jù)的收集和管理

在差旅途中，許多商務(wù)旅客的任務(wù)之一就是要保存好他們的費(fèi)用收據(jù)（如圖3所示），73％的受訪者是將所有收據(jù)放在同一個(gè)地方，比如錢包里，但這樣存在丟失的機(jī)率，而不安全或者錯(cuò)誤的保存方式會(huì)導(dǎo)致最后費(fèi)用報(bào)銷環(huán)節(jié)出現(xiàn)各種問(wèn)題。只有11％的受訪者表示，他們會(huì)選擇使用在線工具來(lái)掃描和記錄他們的差旅收據(jù)。

而在受訪者中，74％的受訪者遞交差旅費(fèi)用報(bào)告是按月或按季度進(jìn)行的（如圖4），這就需要員工在提交報(bào)告前很好的保存收據(jù)。另外，對(duì)于那些經(jīng)常需要自己先墊付費(fèi)用的員工來(lái)說(shuō)，月度和季度的報(bào)銷頻率，可能會(huì)導(dǎo)致他們需要很長(zhǎng)時(shí)間才能拿到報(bào)銷費(fèi)用。

費(fèi)用報(bào)告的真實(shí)性

當(dāng)談到費(fèi)用報(bào)告的真實(shí)性時(shí)，67%員工們普遍相信誠(chéng)實(shí)是最好的原則，會(huì)堅(jiān)持如實(shí)報(bào)告。不過(guò)，雖然絕大多數(shù)的受訪者表示，會(huì)真實(shí)記錄他們的實(shí)際里程（如圖5），但也有近22％的受訪者承認(rèn)會(huì)適當(dāng)?shù)亩鄨?bào)告一些里程（1到10英里）。 雖然這些是看似微不足道的里程數(shù)，但對(duì)于擁有許多員工的大型公司來(lái)說(shuō)，差旅成本也會(huì)因此而迅速增加。

旅游預(yù)訂的重要發(fā)現(xiàn)

旅游預(yù)訂的過(guò)程可能導(dǎo)致員工生產(chǎn)力的下降，因?yàn)樯虅?wù)旅行的預(yù)訂是一個(gè)復(fù)雜而耗時(shí)的過(guò)程，你需要研究航班，找到最好的酒店價(jià)格和其他相關(guān)的旅行選擇（如圖6），44％的受訪者需要花費(fèi)60分鐘甚至更長(zhǎng)的工作時(shí)間來(lái)研究和預(yù)訂即將到來(lái)的商務(wù)旅行。調(diào)查中，有57%的美國(guó)受訪者的年收入在50000到99000美元之間；54%的英國(guó)受訪者收入在30000到55000英鎊之間；可見，浪費(fèi)生產(chǎn)力的成本非常高。

預(yù)訂規(guī)范和偏好

談到旅游預(yù)訂，58%的受訪者表示，他們公司的差旅政策是直接并經(jīng)過(guò)明確溝通的；28%的受訪者使用符合公司旅游預(yù)訂政策的工具（如圖9）；多數(shù)的調(diào)查受訪者表示，有信心確保他們的預(yù)訂是符合公司的差旅政策的。

然而，盡管74%的受訪者希望所有的預(yù)訂（航空，交通，酒店等）能夠在同一個(gè)平臺(tái)上完成（如圖10），但仍有38％的人需要直接與旅游供應(yīng)商溝通，來(lái)完成他們?cè)诼眯兄兴婕暗降拿總€(gè)元素預(yù)訂，有34%的人通過(guò)差旅管理工具來(lái)預(yù)訂（如圖11）。

當(dāng)被問(wèn)及他們對(duì)于直接預(yù)訂的偏好時(shí)，49％的受訪者指出，是否便利是一個(gè)核心因素，另外有32％的人表示，給予更廣泛的出行選擇非常重要，有14%的人認(rèn)為直接預(yù)訂更便宜（如圖12）。

但這些可能還有待加強(qiáng)，因?yàn)楣救匀辉谑褂眠^(guò)時(shí)的旅游預(yù)訂系統(tǒng)，這可能會(huì)導(dǎo)致糟糕的用戶體驗(yàn)，有限的航班、地面和酒店類型選擇。企業(yè)所提供的在線預(yù)訂工具能夠?yàn)槁每吞峁┳詣?dòng)化進(jìn)程，使之更有效、更容易的進(jìn)行旅行計(jì)劃的管理。但是為了推動(dòng)合規(guī)性，企業(yè)還需要確保他們所提供的平臺(tái)至少能夠提供同樣方便、好的用戶體驗(yàn)。

商務(wù)旅行者的態(tài)度和行為是具有相似性和普遍性的

從這次來(lái)自英國(guó)和美國(guó)的受訪者調(diào)查中可以看出，盡管他們有著不同的地理定位，但是他們的回應(yīng)在很大程度上相似（如圖13），商務(wù)旅行者的苦惱和趨勢(shì)相似。

關(guān)于報(bào)銷流程，有近42％的美國(guó)受訪者和近41%的英國(guó)受訪者仍然在使用電子表格提交費(fèi)用報(bào)銷；13%的美國(guó)受訪者和18％的英國(guó)受訪者在如何保存旅行收據(jù)方面存在苦惱。

當(dāng)涉及到支出提交時(shí)，24%的美國(guó)受訪者和25％的英國(guó)受訪者承認(rèn)會(huì)使用空白的出租車收據(jù)虛報(bào)差旅費(fèi)。同樣，美國(guó)受訪者中超過(guò)20％、英國(guó)受訪者中25％的人會(huì)報(bào)高大概1到10英里的里程在開支報(bào)告上。

當(dāng)涉及到商務(wù)旅客是否愿意使用航空公司的應(yīng)用程序來(lái)獲取航班和登機(jī)口信息時(shí)，32%的美國(guó)受訪者表示非常愿意使用這些工具；相比之下，英國(guó)受訪者中只有10％愿意嘗試。因此，美國(guó)企業(yè)使用應(yīng)用程序來(lái)為員工提供差旅預(yù)訂的解決方案便顯得更加重要。

小結(jié)

調(diào)查結(jié)果表明，無(wú)論是美國(guó)還是英國(guó)，許多企業(yè)仍在使用過(guò)時(shí)的人工管理差旅費(fèi)用流程，這對(duì)于公司業(yè)務(wù)都會(huì)產(chǎn)生負(fù)面影響。由于這些過(guò)時(shí)的流程，企業(yè)需要面對(duì)和正確處理有關(guān)生產(chǎn)效率和法規(guī)遵從的問(wèn)題，同時(shí)還需要確保一個(gè)可見的和準(zhǔn)確的員工費(fèi)用報(bào)告。而這也使我們意識(shí)到建立一個(gè)為企業(yè)審查旅行費(fèi)用管理的自動(dòng)化流程是多么重要。

* 本文作者：徐黎陽(yáng)，執(zhí)惠旅游分析師，執(zhí)惠駐德國(guó)柏林辦公室負(fù)責(zé)人。

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